工作流程

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1.科技查新工作流程圖

 

2.工作流程

2.1查新委托
  (1)根據《科技查新站管理辦法》和本規范的有關規定,查新委托人自我判斷待查新項目是否屬于查新范圍。
  (2)查新委托人根據待查新項目的專業、科學技術特點、查新目的、查新要求以及需要查證其新穎性的科學技術內容,自主選擇查新站。
  (3)向查新站提交在處理查新事務時所必需的科學技術資料和有關材料。

2.2 查新受理與訂立合同
  (1)根據《科技查新站管理辦法》和本規范的有關規定,查新站判斷待查新項目是否屬于查新范圍;判斷查新項目所屬專業是否屬于本機構承擔查新業務的受理范圍。
  (2)確定查新員和審核員。
  (3)初步審查查新委托人提交的資料是否存在缺陷;是否符合查新要求。判斷查新委托人提交的資料內容是否真實、準確。
  (4)判斷查新委托人提出的查新要求能否實現。
  (5)確認能否滿足查新委托人的時間要求。
  (6)初步判別查新項目的新穎性。
  (7)若接受查新委托,查新站按照本規范的關于查新合同的要求與查新委托人訂立查新合同。

2.3 檢索準備
  (1)查新員認真、仔細地分析查新項目的資料,查新委托人提出的查新點與查新要求;了解查新項目的科學技術特點。
  (2)在檢索前,還要做好以下幾項工作:
  ①明確檢索目的;
  ②根據檢索目的確定主題內容的特定程度和學科范圍的專指程度,使主題概念能準確地反映查新項目的核心內容;
  ③確定檢索文獻的類型和檢索的專業范圍、時間范圍;
  ④制定周密、科學而具有良好操作性的檢索策略。

2.4選擇檢索工具
  在分析檢索項目的基礎上,根據檢索目的和客觀條件,選擇最能滿足檢索要求的檢索工具。
  (1)手檢時,根據專業對口、文種適合、收錄完備、報道及時、編排合理、揭示準確的原則,選擇檢索工具書。
  (2)機檢時,在檢索前根據查新項目的內容、性質和查新的要求選擇合適的檢索系統和數據庫。

2.5 確定檢索方法和途徑
  (1)根據查新項目所屬專業的特點、檢索要求和檢索條件確定檢索方法。
  (2)確定檢索途徑。
  ①在手檢條件下,文獻的檢索途徑就是檢索工具書中的目次、正文和輔助索引提供的途徑。檢索工具書提供的檢索途徑主要有:分類途徑、主題途徑、文獻名稱途徑、著者途徑、文獻代碼途徑以及其他特殊途徑。分類途徑和主題途徑是手檢的主要途徑。
  ②在機檢條件下,為了確定檢索途徑,先弄清數據庫采用的是規范化詞表還是自由文本式詞表;指示主題性質的代碼是標準的還是任選的;提問式如何填寫;再將表達檢索提問的各概念依照數據庫采用的詞表轉換成檢索語言,即主題詞、分類詞、關鍵詞等。

2.6 查找
  (1)查找時,以機檢為主、手檢為輔。
  (2)除利用檢索工具書和數據庫外,必要時還需補充查找與查新項目內容相關的現刊,以防漏檢。此外,還應當注意利用相關工具書如手冊、年鑒等。
  (3)在得出最終檢索結果之前,有時會出現查到的文獻極少甚至根本沒有查到文獻,或者查到的文獻太多的情況。還需要對每次檢索結果進行檢驗和調整,以擴檢或者縮檢。

2.7 完成查新報告
  查新員按照下述步驟完成查新報告:
  (1)根據檢索結果和閱讀的需要,索取文獻原文。
  (2)對索取得到的文獻,根據查新項目的科學技術要點,分為密切相關文獻和一般相關文獻,并將相關文獻與查新項目的科學技術要點進行比較,確定查新項目的新穎性,草擬查新報告。
  (3)聘請查新咨詢專家。 在必要時,根據查新項目的所屬專業和科學技術特點,以及其他實際情況,選聘若干名同行專家擔任查新咨詢專家。
  (4)審核員根據本規范、相關文獻與查新項目的科學技術要點的比較結果,對查新程序和查新報告進行審核。
  (5)查新員填寫查新報告。
  (6)查新員和審核員在查新報告上簽字,加蓋“科技查新專用章”。
  (7)查新報告由查新站按年度統一編號,并填寫“查新完成日期”。
  (8)整理查新報告附件。 附件包括密切相關文獻的原文的復印件、一般相關文獻的文摘。 查新員應當對所有附件按相關程度依次編號。

2.8 提交查新報告
  查新站按查新合同規定的時間、方式和份數向查新委托人提交查新報告及其附件。

2.9文件歸檔
  查新員按照檔案管理部門的要求,及時將查新項目的資料、查新合同、查新報告及其附件、查新咨詢專家的意見、查新員和審核員的工作記錄等存檔;及時將查新報告登錄到復旦大學圖書館查新工作數據庫。

3.委托人的權利
  (1) 查新委托人可以拒絕支付查新合同上商定費用以外的其他一切費用或者有價之物。
  (2) 查新委托人有權向查新站推薦查新咨詢專家,明示不宜作為查新咨詢專家的個人名單或者作為專家來源的組織,供查新站在選擇查新咨詢專家時參考,但不得影響查新站選擇查新咨詢專家的自主權。
  (3) 對查新站不負責任、敷衍了事、丟失科學技術資料、泄露查新項目的科學技術秘密的行為等,查新委托人有權向各級科學技術行政部門反映。因查新站的過錯造成損失的,查新委托人有權依法索取賠償。

4.委托人的義務
  (1)查新委托人應當據實、完整地向查新站提供下列查新所必需的資料:
  ① 查新項目的科學技術資料;
  ② 技術性能指標數據;
  ③ 查新站認為查新所必需的其他資料。
  (2)查新委托人應當盡可能提供下列查新所需要的資料:
  ① 參考檢索詞,包括中英文對照的查新關鍵詞(含規范詞、同義詞、縮寫詞、相關詞)、分類號、專利號、化學物質登記號等。關鍵詞應當從查新項目所在專業的文獻常用詞中選擇;
  ② 國內外同類科學技術和相關科學技術的背景材料;
  ③ 參考文獻,列出與查新項目密切相關的國內外文獻(含著者、題目、刊名、年、卷、期、頁),以供查新員在檢索時參考。
  (3) 查新委托人所提交的資料應當真實可靠,用詞準確,能夠滿足完成查新事務的需要。

5.科技查新合同
  對于每一個查新項目,查新站與查新委托人應當依法訂立并履行查新合同。

5.1基本原則訂立和履行查新合同,作為一項法律行為,應當遵守以下基本原則:
  (1)遵守法律、法規;
  (2)自愿、平等、公平、誠實信用;
  (3)維護公共秩序、遵守社會公德;
  (4)有利于科學技術進步,促進科技成果轉化;
  (5)受有關法律調整。

5.2 基本內容
  查新站接受查新委托時,應當與查新委托人就查新合同的內容進行約定。查新合同一般包括以下條款:
  (1)查新項目名稱;
  (2)查新合同雙方各自的基本情況;
  (3)查新目的;
  (4)查新點;
  (5)查新要求;
  (6)查新項目的科學技術要點,包括查新項目的主要科學技術特征、技術參數或者指標、應用范圍等;
  (7)參考文獻;
  (8)查新委托人提供的資料清單;
  (9)合同履行的期限、地點和方式;
  (10)保密責任;
  (11)查新報告的使用范圍;
  (12)查新費用及其支付方式;
  (13)違約金或者損失賠償的計算方法;
  (14)解決爭議的方法;
  (15)名稱和術語的解釋。 查新委托人提交的查新項目資料,按照查新合同雙方的約定可以作為查新合同的組成部分。

5.3 形式與要求
  (1)查新合同應當采用書面形式。根據《中華人民共和國合同法》第十一條,書面形式是指合同書、信件和數據電文(包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件)等可以有形地表現所載內容的形式。
  (2)查新合同雙方應當在查新合同上簽字(蓋章)。

6.查新檢索過程與要求

6.1 分析待查項目,明確主題概念
  首先應分析待查項目的內容實質、所涉及的學科范圍及其相互關系,明確要查證的文獻內容、性質等,根據要查證的要點提出主題概念,明確哪些是主要概念,哪些是次要概念,并初步定出邏輯組配。

6.2 選擇檢索工具,確定檢索策略
  選擇檢索工具一定要根據待查項目的內容、性質來確定,選擇的檢索工具要注意其所報道的學科專業范圍、所包括的語種及其所收錄的文獻類型等,選擇時,要以專業性檢索工具為主,再通過綜合型檢索工具相配合。如果一種檢索工具同時具有機讀數據庫和刊物兩種形式,應以檢索數據庫為主。為了避免檢索工具在編輯出版過程中的滯后性,還應該在必要時補查若干主要相關期刊的現刊,以防漏檢。

6.3 確定檢索途徑和檢索標識
  除主要利用主題檢索途徑外,還應充分利用分類及其他專業檢索途徑,避免漏檢。

6.4 查找文獻線索,獲取全文
  查找到的相關文獻,應盡量獲取全文。

7.技查新事務檢索范圍

7.1 查新站受理查新事務專業范圍
  可受理科技各學科的查新業務,側重于生命科學、醫學、信息科學與技術(包括計算機科學與技術,電子工程與技術等)、材料科學、數學、物理、化學等學科。

7.2 數據庫選擇范圍
  查新可選的數據庫分為兩種:Dialog聯機數據庫、訂購的光盤及網絡數據庫。根據查新項目的需要,盡量全面地選擇相關數據庫,如果有訂購的光盤及網絡數據庫,可酌情考慮不使用聯機數據庫。應以專業數據庫為主,綜合性數據庫為輔助。

8.查新報告
  查新報告是查新站用書面形式就查新事務及其結論向查新委托人所做的正式陳述。查新站應當在查新合同約定的時間內向查新委托人出具查新報告。

8.1查新報告的基本內容
  (1)查新報告編號,查新項目名稱,查新委托人名稱,查新委托日期,查新站的名稱、地址、郵政編碼、電話、傳真和電子信箱,查新員和審核員姓名,查新完成日期。
  (2)查新目的、查新項目的科學技術要點、查新點與查新要求、文獻檢索范圍及檢索策略、檢索結果、查新結論、查新員與審核員聲明、附件清單。
  (3)查新委托人要求提供的其他內容。

8.2 基本要求
  (1)查新報告應當采用科學技術部規定的格式;內容符合查新合同的要求;提交的時間和方式符合查新合同雙方的約定。
  (2)查新報告應當采用描述性寫法,使用規范化術語,文字、符號、計量單位應當符合國家現行標準和規范要求;不得使用含意不清、模棱兩可的詞句;應當包含足夠的信息,使得查新報告的使用者能夠正確理解。
  (3)查新報告中的任何分析、科學技術特點描述、每一個結論,都應以客觀事實和文獻為依據,完全符合實際,不包含任何個人偏見。
  (4)“文獻檢索范圍及檢索策略”應當列出查新員對查新項目進行分析后所確定的手工檢索的工具書、年限、主題詞、分類號和計算機檢索系統、數據庫、文檔、年限、檢索詞等。
  (5)“檢索結果”應當反映出通過對所檢數據庫和工具書命中的相關文獻情況及對相關文獻的主要論點進行對比分析的客觀情況。檢索結果應當包括下列內容:
  ①對所檢數據庫和工具書命中的相關文獻情況進行簡單描述;
  ②依據檢出文獻的相關程度分國內、國外兩種情況分別依次列出;
  ③對所列主要相關文獻逐篇進行簡要描述(一般可用原文中的摘要或者利用原文中的摘要進行抽提),對于密切相關文獻,可節錄部分原文并提供原文的復印件作為附錄。
  (6)查新結論應當客觀、公正、準確、清晰地反映查新項目的真實情況,不得誤導。查新結論應當包括下列內容:
  ①相關文獻檢出情況;
  ②檢索結果與查新項目的科學技術要點的比較分析;
  ③對查新項目新穎性的判斷結論。
  (7)查新員應當根據查新項目的科學技術要點,將檢索結果分為密切相關文獻和一般相關文獻。
  (8)檢索附件包括密切相關文獻的題目、出處及其原文復制件;一般相關文獻的題目、出處及其文摘。
  (9)有效的查新報告應當具有查新員和審核員的簽字,加蓋查新站的科技查新專用章。

8.3 查新員、審核員聲明
  查新報告應當包括經查新員、審核員簽字的聲明。聲明的內容可以參考下面的內容進行撰寫。
  (1)報告中陳述的事實是真實和準確的。
  (2)我們按照科技查新規范進行查新、文獻分析和審核,并作出上述查新結論。
  (3)我們獲取的報酬與本報告中的分析、意見和結論無關,也與本報告的使用無關。

8.4 查新報告質量保證
  查新報告質量主要由對比分析質量、結論質量和表述質量反映。

8.4.1 對比分析質量
  (1) 對比分析針對性、可比性
  對比分析是指對查新點進行縱向或橫向的定性、定量分析,必要時對核心內容進行列表對比。
  (2) 對比分析準確性
  對比分析的準確性是指對比分析所用資料來源引用準確,引用資料的數據準確。
  (3) 對比分析引用文獻相關性
  對比分析引用文獻相關性是指對比分析相關文獻中相關度高的文獻引用情況。要求對檢出文獻進行逐一的相關性對比判斷。對于相關度高的文獻,不能漏引。

8.4.2結論質量

8.4.2.1 結論的客觀性、公正性、準確性
  客觀性、公正性、準確性是結論質量中最重要的三個指標。查新結論應當客觀、公正、準確、清晰地反映查新項目的真實情況,不得誤導。報告結論應按文獻關于事物的本來面目給出,不能摻雜查新人員個人的偏見;報告結論應當不含有任何個人的偏私;報告結論應完全符合實際。

8.4.2.2 結論的決策參考性
  查新工作不僅服務于科研人員、評審專家,也服務于科研管理部門,其服務對象對查新結論決策參考性的反饋意見,可在一定程度上反映查新質量。

8.4.2.3 報告結論的邏輯性
  結論邏輯性是指結論是否恰當,論據是否充分,報告是否具有條理性。結論的情報學評價應源于檢出文獻,經過分析、對比、綜合、概括等邏輯思維過程得出,符合邏輯思維規律。

8.4.3 表述質量

8.4.3.1 報告文字的簡潔性、正確性
  查新結論的措辭必須嚴謹、確切,文風樸實,言簡意賅。
  查新報告應當采用描述性寫法,使用規范化屬于,文字、符號、計量單位應當符合國家現行標準和規范要求;不得使用含義不清、模棱兩可的詞句;應當包含足夠的信息,使得查新報告的使用者能夠正確理解。

8.4.3.2 報告格式規范化
  報告應按照統一的格式,詳細填寫每一個款目。

8.5 歸檔
  查新報告完成后,應及時歸檔。
  項目檔案包括查新合同、查新報告、查新項目的主要科學技術資料、查新咨詢專家的書面咨詢意見、查新人員的工作記錄等。

8.5.1 基本要求
  (1) 每一個查新項目的相關材料應當由該項目的查新員負責收集、整理、歸檔。查新完成之后,所有關于該項目的材料應當及時移交檔案保管人員,檔案保管人員應當建立檔案登記簿,按照要求逐一清點驗收、登記,并需經雙方簽字。
  (2) 查新項目檔案按項目立卷保管。
  (3) 查新檔案的保管須有固定場所,并由專人負責管理。
  (4) 查新項目檔案一般保管五年,逾期檔案可予銷毀。銷毀檔案須經所在單位主管領導批準,并建立銷毀登記。
  (5) 應當使用計算機進行檔案管理。


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